Einrichtungen der öffentlichen Hände sind nicht nur in Deutschland und den anderen Staaten der Europäischen Union bei ihren Beschaffungsmaßnahmen daran gebunden, vergaberechtliche Bestimmungen im Sinne der Wahrung der Wettbewerbsgleichheit und einer möglichst sparsamen Mittelverwendung einzuhalten. Das Volumen ist dabei beträchtlich: allein in den 27 Mitgliedstaaten der Europäischen Union werden jedes Jahr öffentliche Aufträge für mehr als 1,5 Billionen Euro vergeben. Das entspricht rund 15% des Bruttosozialprodukts der EU. Innerhalb der EU gelten für die Vergabe öffentlicher Aufträge besonders strenge Regeln, die u. a. auch Schwellenwerte vorsehen, ab denen national oder ggf. auch EU-weit auszuschreiben ist. Abhängig vom Wert der Ausschreibung kommen für deren Veröffentlichung unterschiedliche Medien in Betracht; auch Ausschreibungen der Öffentlichen Hand in Deutschland werden, je nachdem, ob es sich um Bundes- oder Landesdienststellen handelt, in unterschiedlichen Bekanntmachungsorganen veröffentlicht.

Informationen zu Ausschreibungen, die in anderen EU-Staaten unterhalb von Schwellenwerte erfolgen, die eine EU-weite Ausschreibung notwendig machen würden, sind für deutsche Unternehmen mangels einer zentralen Veröffentlichung nur schwer zu bekommen. Aufgrund ihres im Einzelfall relativ geringen Volumens sind jedoch gerade diese Aufträge für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Das EU-Team im Bereich Außenwirtschaft der Berlin Partner GmbH bietet genau für diese Fälle mit ETIS - dem Electronic Tender Information System – ein passendes Instrument an. ETIS ermöglicht durch die Verwendung eines unternehmensspezifischen Suchprofils den Zugriff auf Ausschreibungen in anderen EU-Staaten unterhalb der Schwellenwerte für EU-weite Ausschreibungen. TED -Tender Electronic Daily – deckt die Ausschreibungen ab. Die aufgrund ihres Wertes EU-weit erfolgen müssen.

Als Auftraggeber im Rahmen öffentlicher Beschaffungen kommt auch international tätigen Organisationen eine wichtige Rolle zu. Ob Vereinte Nationen mit ihren Unterorganisationen oder Weltbank – weltweit nehmen solche und andere Organisationen Beschaffungen in mehrstelliger Milliardenhöhe pro Jahr vor. Experten schätzen, dass internationale Organisationen jedes Jahr allein für Entwicklungshilfeprojekte Aufträge für rund 80 Milliarden US $ vergeben – der weit überwiegende Teil davon wird öffentlich ausgeschrieben.

Auch die Europäische Union zählt zu den großen Gebern von Entwicklungshilfe. Mit jährlich etwa 10 Milliarden Euro fließen beträchtliche EU-Mittel nach Afrika, Asien und Lateinamerika, zu den Partnern im südlichen Mittelmeerraum, in die GUS-Staaten oder zu den EU-Beitrittskandidaten. Für deutsche Unternehmen ergeben sich verschiedenste Möglichkeiten zur Bewerbung auf passende Ausschreibungen für Dienstleistungs-, Liefer- und Bauaufträge. Genau zu beachten sind die Vorschriften des Vergabehandbuchs „PRAG“ (Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions), die Ende 2008 gründlich revidiert worden sind. EuropeAid, das Europäische Amt für Zusammenarbeit, bietet über eine Projektdatenbank den direkten Zugang zu EU-Ausschreibungen und Zuschüssen für Projekte in Drittstaaten.

Der Großteil der EU-Mittel gelangt im Rahmen geografischer Programme zu den Empfängern. Ein Vor-Beitrittsinstrument (Instrument for Pre-Accession, IPA) unterstützt die drei offiziellen (Türkei, Kroatien, Mazedonien) und fünf potenziellen EU-Kandidatenstaaten des Balkans bei ihrer Annäherung an die Union. Das Europäische Nachbarschafts- und Partnerschaftsinstrument (ENPI) regelt die Kooperation mit den Staaten südlich (Maghreb, Maschrek) und östlich (GUS-Staaten) der Union. Das Instrument für Entwicklungszusammenarbeit (EZI) finanziert die EU Förderprogramme in Entwicklungsländern in Asien und Lateinamerika, in Zentralasien, im Nahen und Mittleren Osten sowie in Südafrika. Über den Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) finanziert die EU ihre Entwicklungszusammenarbeit mit den Staaten der AKP-Gruppe (Afrika, Karibik, Pazifik). Daneben existieren mehrere horizontale Programme, etwa für humanitäre Hilfe, Stabilität (Krisenprävention) und Demokratie/Menschenrechte. Die Inhalte der Länderprogramme plant Brüssel jeweils für mehrere Jahre gemeinsam mit den Regierungen der Partnerstaaten.