Grundlage eines Angebots zur grenzüberschreitenden Lieferung einer Ware ist eine fundierte Exportkalkulation, durch die alle den Exporteur neben dem Einstands- bzw. Herstellungspreis der Ware betreffenden Kosten abgebildet werden. Sinnvoll ist es, zunächst den Angebotspreis auf der Basis einer ab-Werk-Lieferung zu ermitteln und dabei auch bereits die Kosten für die Beschaffung der vom Käufer üblicherweise benötigten Dokumente berücksichtigen.

Grundschema einer Exportkalkulation (ist in jedem Fall den konkreten Gegebenheiten anzupassen):

     Verkaufspreis des Herstellers (frei Haus Exporteur)
./.  eingeräumte Rabatte und/oder Skonti
=   Einstandspreis des Exporteurs bzw. Herstellungspreis

+   Selbstkosten, darin u. a.
          Verwaltungsgemeinkosten
          Vertriebskosten (u. a. Werbung und Marketing)
          Beschaffung und Legalisierung der Dokumente
          Kosten Warenprüfung
+   Verpackungskosten (für den anschließenden Transport übliche / angemessene Art)
+   Gewinn
=   Barverkaufspreis ab-Werk (Ex-Works - EXW)

+   Skonto
=   Zielverkaufspreis ab-Werk (Ex-Works – EXW)

Anschließend werden dann noch die gemäß der vertraglich vereinbarten Bedingungen vom Verkäufer zu tragenden Kosten wie z. B. Transport- und Transportversicherungskosten, Be- oder Entladekosten, Lagerkosten, Finanzierungs- und Kreditversicherungskosten, Einfuhrabgaben des Empfangslandes, Kosten für zusätzlich benötigte Dokumente. Zertifizierungen oder Inspektionen sowie beim Exporteur durch den organisatorischen Mehraufwand anfallende Kosten ermittelt und hinzugerechnet.

Die von der Internationalen Handelskammer, Paris, zur Verwendung als standardisierte Lieferklauseln empfohlenen „International Commercial Terms“ (Incoterms) stellen eine wichtige Vereinfachung im Zusammenhang mit dem Abschluss von grenzüberschreitenden Lieferverträgen dar. Je nachdem, für welches Transportmittel bzw. welchen Incoterm sich die Vertragsparteien bei der Abwicklung ihres Geschäfts entscheiden, ergeben sich für die Angebotserstellung unterschiedliche Varianten:

Barverkaufspreis ab-Werk (ex works – EXW)
+   Transportkosten ab Lager bis zum Ladeplatz Transportmittel/Frachtführer
+   Kosten der Ausfuhrabfertigung im Versandland
=   Barverkaufspreis frei Frachtführer (free carrier - FCA)

+   Transportkosten ab Ladeplatz bis Verschiffungshafen
+   Abladekosten am Kai/Längsseite Seeschiff
+   Transportversicherung bis Verschiffungshafen
=   Barverkaufspreis frei Längsseite Schiff (free alongside ship - FAS)

+   Lagergeld, Hafengebühren und Umschlagskosten auf das Schiff
+   Provision des Seehafenspediteurs
=   Barverkaufspreis frei an Bord (free n board - FOB)

+   Seefrachtkosten bis zum Bestimmungshafen
=   Barverkaufspreis Frachtfrei (costs and freight - CFR)

+   Seeversicherung mit mindestens der Institute Cargo Clauses
=   Barverkaufspreis Frachtfrei, versichert (costs, insurance and freight - CIF)

+   Differenzbetrag von C-Deckung zur Transportvollversicherung
+   Kosten für erforderliche Dokumente (z. B. D/O)
=   Barverkaufspreis geliefert ab Schiff (deliered ex ship - DES)

+   Kai-Umschlagskosten, Hafengebühren, Lagerkosten
=   Barverkaufspreis geliefert ab Kai (delivered ex quai - DEQ)

+   Transportkosten bis zum benannten Bestimmungsort
=   Barverkaufspreis geliefert unverzollt (delivered duty unpaid - DDU)

+   Zölle im Zielland und Kosten der Einfuhrabfertigung
=   Barverkaufspreis, geliefert und einfuhrabgefertigt (delivered duty paid – DDP)

     Barverkaufspreis ab-Werk (ex works – EXW)
+   Transportkosten ab Lager bis zum Ladeplatz Transportmittel/Frachtführer
+   Kosten der Ausfuhrabfertigung im Versandland
=   Barverkaufspreis frei Frachtführer (free carrier - FCA)

+   Transportkosten bis zum Grenzort des Bestimmungslandes
+   Transportvollversicherung bis zum Grenzort des Bestimmungslandes
+   ggf. Kosten der Durchfuhr durch Drittländer
=   Barverkaufspreis benannter Ort (deliered at frontier - DAF)

+   Transportkosten über die Grenze bis zum benannten Bestimmungsort im Einfuhrland
+   Transportvollversicherung bis zum benannten Bestimmungsort im Einfuhrland
=   Barverkaufspreis benannter Ort im Einfuhrland (delivered duty unpaid - DDU)

–   Transportvollversicherung vom Versandort bis zum Bestimmungsort
=   Barverkaufspreis frachtfrei (carriage paid to - CPT)

+   Transportversicherung mit Mindestdeckung C der Institute Cargo Clauses
=   Barverkaufspreis frachtfrei versichert (costs, insurance paid - CIP)

+   Differenzbetrag zur Transportvollversicherung
+   Kosten des Einfuhr- und Zollverfahrens im Einfuhrland
=   Barverkaufspreis geliefert und verzollt bis Bestimmungsort (delivered duty paid - DDP)

Die oben stehenden Kalkulationen unterstellen Barzahlung bei Abholung der Ware im Werk des Exporteurs. Falls Skonti in Betracht kommen, kann anstelle des Barverkaufspreises auch auf Basis des Zielverkaufspreises kalkuliert werden.

Sofern die Zahlung zu einem anderen Zeitpunkt im Verlauf der Lieferung oder gar unter Einräumung eines Zahlungsziels erfolgt, müssen die Finanzierungskosten für die Laufzeit dieses „Bestellerkredits“, eventuell auch Kreditversicherungsgebühren und  sonstige Kosten der Risikodisposition (vorherige Einholung von Auskünften zur Bonität des Kunden etc. ) sowie bei Zahlung in Fremdwährung schließlich auch die Kurssicherungskosten berücksichtigt werden.

Zwischen dem Zeitpunkt der Angebotsabgabe und der Bezahlung können längere Zeiträume liegen. Der mit der Exportkalkulation ermittelte Verkaufspreis kann dann unter Umständen zum Zeitpunkt der Zahlungsfälligkeit nicht mehr zeitgemäß sein und das gute Exportgeschäft zu einem herben Verlustgeschäft werden lassen. Für den Importeur ergeben sich vor allem Nachteile, wenn der Wertverlust seiner Währung inflationsbedingt gegenüber der fakturierten Währung groß ist, er also erheblich mehr Geld für die Bezahlung aufwenden muss als bei Vertragsabschluss erwartet. Häufig werden deshalb im Außenhandel Preisgleitklauseln verwendet, die die Aufgabe haben, den Vertragspreis der zeitlichen Entwicklung anzupassen.

Als Gründe für den Einsatz von Preisgleitklauseln können vor allem genannt werden:

Kursklauseln beziehen sich nur auf die Währungsunsicherheit. Sie verlangen entweder, dass der Verkaufspreis immer zu einem festen Wechselkurs erfolgen soll (z.B. Verkaufspreis auf der Basis von 1 Euro = 1,30 US $), wobei dann der tatsächliche Umrechnungskurs bei Bezahlung unmaßgeblich ist, oder dass eine so genannte Einseitigkeitsklausel mit einem Mindestgegenwert festgelegt wird (z.B. der Gegenwert in Euro muss zum Zeitpunkt der Bezahlung mindestens 10 Mill. betragen). Es ist dann für den Exporteur unerheblich, wie viel der Importeur tatsächlich für den Mindestbetrag aufbringen musste. Währungsoptionsrechte räumen dem Importeur die Möglichkeit ein, zwischen zwei oder mehreren Währungen für die Zahlung zu wählen. Mitunter werden Vereinbarungen dergestalt getroffen, dass als Verkaufspreis der „Preis bei Lieferung“ oder der „Preis bei Zahlung“ gelten soll. Eine derartige Preisgleitklausel birgt für den Importeur jedoch erhebliche Unsicherheit und unter Umständen sogar Willkür und wird darum nur bei starker Marktstellung des Exporteurs durchsetzbar sein.

Die Geschäftsbanken bieten zum Themenkomplex Kalkulation und Zahlungsabwicklung hilfreiche Informationen und auch Beratungsleistungen an. Industrie- und Handelskammern können nicht nur zu diesem Thema, sondern auch zu allen anderen Fragestellungen mit außenwirtschaftlichem Bezug angesprochen werden.